病院・医療

歯科医院の予約システムの考え方

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現在、歯科医院さまのホームページを制作する際に、予約システムを導入することは当たり前の時代になりました。

そのため、歯科医院さまがホームページを制作するには、「完全にオリジナルの予約システムを構築する」か、「ワードプレスと呼ばれる更新システムを導入したホームページを制作して予約システムをプラグインで導入する」、「予約システムがセットになっているホームページ制作パッケージ」のどれかを選択しなくてはなりません。

もちろん、どの方法を選んだとしても、成果が出ないと言うことはありませんが、予約システムがユーザにとって扱いづらいものであれば、利用されることがない予約システムとなってしまいます。

そこで今回は、これからネット予約ができるホームページを制作しようとお考えの歯科医院さま向けに、予約システムを構築する際に、ユーザにとって便利な予約システムとするための基本的な考え方をご紹介いたします。

予約システムとは

ネット予約システムとは、患者さまがホームページを使って診療予約ができるシステムのことを言います。

ホームページに予約システムを導入することで、「診療時間外でも予約できる」や「電話対応のコストが削減できる」、「患者が症状を詳しく書き込んでくれるため診察がスムーズになったり、的確な治療が可能になる」など、歯科医院はもちろんですが、患者さまにとっても多くのメリットがあります。

ただし、予約状況をしっかりと把握するための体制がない場合は、ネット予約があったけれども気が付かなかったなどの問題が発生することもあるため注意が必要です。

予約システムの考え方

予約システムを構築する際に、ユーザに便利な予約システムにするための考え方をご紹介いたします。

会員登録

ネット予約システムと合わせて、会員登録システムも導入することで、ユーザが氏名や住所、電話番号、診察券番号などの個人情報を入力する手間を省くことが可能になります。

また、会員登録をしなくても予約ができるようにしておくことで、新規の患者さまに予約システムを利用するハードルを下げることが可能になります。

入力内容をできるだけ減らす

ユーザに対して、あまりに多くのことを入力させてしまうと、入力するのが面倒だと感じ、予約システムを利用してもらえなくなります。

そのため、予約システムを構築する前に、欲しい情報をすべてエクセルなどに書き起こして、「必ず入力して欲しい項目」と「どちらかと言えば入力して欲しい項目」、「そこまで重要ではない項目」の3つに分けて、必ず入力して欲しい項目を必須、どちらかと言えば入力して欲しい項目を任意、そこまで重要ではない項目はフォームに含まないようにすることで、ユーザにとって入力がしやすいメールフォームとすることが可能です。

予約がかぶらないようにする

万が一、同じタイミングで2人の人が予約フォームを使って、同じ日時に予約をしようとしていた場合、先に送信ボタンを押した人を予約完了にして、もう一人の人が送信ボタンを押したときには、丁寧な謝罪文と共に、もう一度別の日時に予約してもらえるようにしなくてはなりません。

予約をかぶらせてしまい、後から電話で対応するとなると、人件費もかかりますし、またユーザがストレスを感じてしまい、今後、予約システムを利用してくれなくなってしまう可能性もあります。

医師へのメッセージ

フォームに必要な項目として、医師へのメッセージの項目を作成し、そこに症状などをご記入くださいと一言付け加えておくことで、正確に患者の症状などを知ることができます。

よくある事例として、備考欄を用意して、何かあればそこに記入してもらえると考えてしまうことがありますが、備考欄と書かれた箇所にメッセージを書いてくれる人はあまりおらず、医師へのメッセージとしておくことで、誰もが気軽に症状を記入してもらうことが可能です。

アプリ開発も検討

ホームページの予約システムと合わせて、御医院専用の予約アプリを構築することで、よりユーザにとって扱いやすい予約システムとすることが可能です。

アプリをインストールするのが嫌なユーザは、従来通りウェブサイトから予約をしてもらい、アプリをインストールしてくれたユーザに対しては、アプリから予約を行えるようにすることで、ユーザの環境に合わせた予約システムとすることが可能になります。

まとめ

現在、歯科医院のホームページには、予約システムを導入することが当たり前の時代になりました。

また、さらには進んでいる歯科医院さまでは、アプリ制作を行っており、よりユーザ目線の予約システムとしております。

これから予約システムのあるホームページ制作をご検討の方は、とにかく予約ができれば良いと考えるのではなく、今回ご紹介した歯科医院の予約システムの考え方を参考に、本当にユーザにとって扱いやすい予約システムの構築を行っていただけましたら幸いです。

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